Як би ми не очікували закінчення карантину, він має один безумовний плюс – вільний час. Багато вільного часу! Тож кожна людина, яка поважає себе, може витратити його на справи, що постійно відкладалися. Проте два місяці потому більшість доходить висновку, що дорогоцінні дні витрачені на дурниці, а важливі справи так і залишилися невиконаними. Якщо ви впізнали себе, читаючи цей текст, в мене для вас погана новина: особистий час було організовано неефективно! Пропоную ознайомитися з методами організації дозвілля від геніїв продуктивності.
Піраміда Бенджаміна Франкліна
Ви, напевно, знаєте, хто такий Бенджамін Франклін? Щонайменше, бачили його на стодоларовій банкноті. Знаєте його як відомого вченого, філософа, винахідника, письменника та політичного діяча. Для того, аби встигати більше, він придумав особливу систему організації особистого часу, яку сучасники назвали «пірамідою Франкліна».
В основу цієї піраміди покладено життєві цінності.
Це моральні орієнтири з вирішення будь-яких завдань. Франклін назвав їх чеснотами. Для себе він визначив 13 чеснот: помірність, стиманість, мовчазність, любов до порядку, рішучість, ощадливість, працьовитість, щирість, справедливість, охайність, спокій, цнотливість і лагідність.
Аби щодня працювати над собою, Франклін завів спеціальну записну книжку, в якій кожному життєвому принципу відвів по сторінці. Кожну сторінку він розділив на сім стовпців (дні тижня), потім провів 13 горизонтальних ліній за кількістю чеснот.
Таким чином, кожен день він присвячував одній із чеснот, а вечорами в квадратиках відзначав невдачі, які зазнавав на шляху до «моральної досконалості».
Наступний щабель піраміди Франкліна - це глобальна мета. Вона базується на життєвих принципах і відповідає на питання: «Чого я хочу досягти до N років?».
Бенджамін Франклін завжди дотримувався розпорядку і розписував буквально кожен свій крок. Тому далі в його піраміді йдуть:
1. Довгостроковий план досягнення цілей - покрокова інструкція з досягнення глобальної мети.
2. Довгостроковий план - цілі на найближчі 3-5 років.
3. Короткостроковий план - завдання на найближчий рік і місяць.
4. Планування на тиждень і день.
Усі сходинки піраміди розташовані послідовно, кожна наступна спирається на попередню.
Отже, щоб організувати свій день за методом Франкліна, потрібно визначитися з фундаментальними життєвими принципами, поставити глобальну мету і скласти план з її досягнення.
Матриця Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера - відома концепція тайм-менеджменту для виокремлення пріоритетів. Підхід, рекомендований президентом США Дуайтом Ейзенхауером, допомагає не заплутатися в нескінченному списку завдань, легко виділяючи найголовніше.
Ідея матриці Ейзенхауера полягає в розстановці пріоритетів за ступенем важливості й терміновості. Тому потрібно навчитися відрізняти важливі справи від термінових і відкидати ті з них, які не приносять жодної користі.
Матриця Ейзенхауера складається з 4-х квадратів, що мають різний пріоритет. Кожну заплановану справу, залежно від важливості й терміновості, потрібно записати у відповідний квадрат.
Квадрат 1: Термінові та важливі справи
Наприклад, невідкладні завдання, проєкт, який необхідно терміново здати, вирішення проблем зі здоров’ям. В ідеалі цей квадрат повинен бути пустий. Швидке виконання важливих справ може позначитися на якості вашої роботи. Найчастіше важливі справи стають терміновими через лінь та безвідповідальність. Тому, щоб уникнути появи важливих і термінових справ, намагайтеся вчасно виконувати завдання з інших квадратів.
Квадрат 2: Нетермінові й важливі справи
Саме ці задачі можуть принести найбільшу користь у майбутньому. Люди, які приділяють достатньо часу виконанню завдань із цього квадрата, найчастіше досягають успіху. Крім того, у цих справах ви можете якнайкраще показати всі свої здібності: відсутність обмежень часу дозволяє вибирати найкращі шляхи розв’язання задач. Варто бути обережним, оскільки, якщо вчасно не виконати завдання із цього квадрата, вони стають терміновими і переходять у квадрат 1.
Квадрат 3: Термінові й неважливі справи
Справи, що належать до цього квадрата, рідко наближають до поставленої цілі. Скоріше, вони відволікають від робочого процесу та не дають зосередитися на справді важливих речах. Через свою терміновість вони можуть на перший погляд здаватися важливими. Саме тому слід не помилитися й не віднести їх до квадрата 1. Наприклад, завдання, що не належить до ваших безпосередніх обов’язків, але яке ви змушені виконати на прохання керівництва.
Квадрат 4: Нетермінові й неважливі справи
Виконання таких справ не має жодного практичного зиску. Але більшість із них легкі й приємні у виконанні (наприклад, пограти в комп’ютерні ігри, подивитися телевізор, переглянути стрічку в соціальних мережах). Через це від них складно відмовитися. Тож завдання із цієї групи слід виконувати в останню чергу та планувати на їхнє виконання обмежену кількість часу.
Головне - виконувати справи послідовно: починати з першого квадрата й закінчувати четвертим. Якщо є можливість, делегуйте свої менш важливі повноваження іншим. Таким чином, ви звільните час для більш важливих завдань.
